Spis spraw w kancelaryjnym systemie tradycyjnym
Spis spraw w systemie tradycyjnym – formularz (zał. 1), którego postać może być papierowa albo elektroniczna do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej. Może być utworzony przy pomocy narzędzi informatycznych takich jak: plik arkusza kalkulacyjnego, baza danych, edytor tekstu itp.[1]
Zgodnie z § 53 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej (Instrukcja kancelaryjna), jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z dnia 20 stycznia 2011 r.) spis spraw w systemie tradycyjnym powinien zawierać następujące dane:
- Odnośnie do całego spisu:
- oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy znajdujące się w spisie,
- oznaczenie komórki organizacyjnej,
- symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,
- hasło klasyfikacyjne z wykazu akt,
- W odniesieniu do każdej sprawy w spisie:
- liczba porządkową,
- tytuł stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy,
- nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna,
- znak pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,
- datę wszczęcia sprawy,
- datę ostatecznego załatwienia sprawy,
- uwagi zawierające oznaczenie prowadzącego sprawę oraz ewentualne informacje dotyczące sposobu załatwienia sprawy.
W systemie tradycyjnym w każdym roku kalendarzowym zakłada się nowy spis spraw, który wkłada się do właściwych teczek aktowych. Dopuszcza się w sytuacji znikomej, w której zgodnie z § 53 pkt. 4 liczby spraw założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w wykazie akt prowadzenie teczek aktowych przez okres dłuższy niż jeden rok. W takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw.
Przypisy edytuj
- ↑ A. Prasal, Zarządzanie dokumentacją i informacją, Warszawa 2011, s. 45.
Bibliografia edytuj
- A. Prasal, Zarządzanie dokumentacją i informacją, Warszawa 2011
- Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dn. 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolity rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z dnia 20 stycznia 2011r.)