Zarządzanie czasem

Zarządzanie czasem – planowe i systematyczne wykonywanie zadań, zmierzające do osiągnięcia celów.

Procesy zarządzania czasem

Zarządzanie czasem obejmuje procesy wymagane dla zapewnienia osiągnięcia celów we właściwym czasie. Obszar ten obejmuje:

• Wyznaczanie celów – identyfikacja działań, które muszą zostać wykonane dla osiągnięcia celów
• Planowanie – rozdzielanie czasu potrzebnego dla wykonania poszczególnych działań
• Podejmowanie decyzji o sposobie realizacji zadań
• Realizacja – stworzenie harmonogramu działań dla wykonywanych czynności, analizowanie kolejności działań, czasów trwania oraz wymaganych zasobów
• Monitorowanie – kontrolowanie osiągniętych wyników i ewentualna korekta celów

Przyczyny tracenia czasu

Czas jest zasobem ograniczonym w formacie ilościowym, który co więcej nie daje się cofnąć, składować, nie można go kupić, zwielokrotnić, nie daje się niczym zastąpić i nieustannie upływa. Największym problemem ludzi jest marnowanie czasu. Istnieją dwie podstawowe grupy uwarunkowań marnotrawstwa czasu.

Wewnętrzne

Pierwsza grupa to uwarunkowania wewnętrzne, czyli czynniki uzależnione od człowieka w tym trzy najważniejsze: brak przemyśleń nad sobą oraz brak uzmysłowienia sobie przemijania czasu; brak wiedzy na temat zarządzania czasem; cechy osobowościowe człowieka.

Do cech sprzyjających marnowaniu czasu zaliczyć można: brak wiedzy, brak doświadczenia, brak motywacji, brak asertywności, niezdyscyplinowanie, niepunktualność, brak porządku, niesystematyczność, brak talentów organizacyjnych, niedbalstwo, flegmatyczność, słaba komunikatywność, gadatliwość, brak ambicji, czy prokrastynacja. Większość to cechy ściśle związane z osobowością człowieka, a więc bardzo odporna na zmiany. Można temu przeciwdziałać przez eliminację lub przekształcenia poprzez przyjęcie innego modelu psychicznego lub też odpowiednio zaprogramowane szkolenia.

Daje się zauważyć, że marnotrawstwo czasu w większości przypadków wynika z faktu, iż człowiek nie działa świadomie a jego postępowanie jest przypadkowe lub kieruje nim w stopniu niedostatecznym. Ogólnie rzecz biorąc większość ludzi nie potrafi racjonalnie gospodarować czasem własnym.

Zewnętrzne

Druga grupa to czynniki zewnętrzne. Wśród nich wymienić można: drogę do pracy, różnego typu zebrania, kolejki w sklepach i urzędach, telefony i wizyty akwizytorów czy niespodziewanych petentów, przeszkody w pracy płynące z otoczenia (zgiełk, gwar), potrzeba czytania prasy codziennej i fachowej, konieczność oglądania audycji telewizyjnych, awarie urządzeń, instalacji, zasilania, niepunktualność interesantów czy znajomych, tłok uliczny itd.

Zobacz też

• diagram Gantta
• zasada Pareta
• rejestracja czasu pracy
• prawo Parkinsona

Bibliografia

• David Allen: Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań. Helion, 2006. ISBN 83-246-0149-X.brak strony w książce
• Getting Things Done Guru David Allen and His Cult of Hyperefficiency. [dostęp 2012-03-25].
• David Fontana: Zarządzanie czasem. Warszawa: PWN, 1999, s. 29–35. ISBN 83-01-12847-X.
• Jan Antoszkiewicz, Zbigniew Pawlak: Techniki menedżerskie. Skuteczne zarządzanie firmą. Warszawa: Poltext, 2000, s. 171–172. ISBN 83-86890-88-6.