Dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością

Dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością

Opracowanie, wdrażanie i funkcjonowanie Systemu Zarządzania Jakością (SZJ) jest związane z tworzeniem dokumentacji systemowej. Dokumentacja systemowa jest wymagana przez normę ISO i organizacja wdrażająca system nie może się od tego obowiązku uchylić. Norma dzieli dokumentację operacyjną na dwa rodzaje, mianowicie na „procedury dokumentowane” i na inne „dokumenty” np. rejestry, potrzebne organizacji, aby mogła sama planować realizować i nadzorować swoje procesy. W skład wymaganych „procedur udokumentowanych” wchodzą: nadzór nad dokumentami, nadzór nad zapisami, audyt wewnętrzny, nadzór nad wyrobem niezgodnym, działania korygujące i naprawcze. Dokumentacja SZJ obejmuje politykę jakości i cele dotyczące jakości oraz wymaga użytkowania kilku rodzajów dokumentów, do których należą: Księga Jakości, plany jakości, specyfikacje z wymaganiami, wytyczne zawierające zalecenia lub propozycje, oraz zapisy. Księga Jakości dostarcza spójnych informacji o SZJ, plany jakości opisują jak system jest stosowany do określonego wyrobu lub przedsięwzięcia, zaś zapisy dostarczają obiektywnego dowodu o wykonanych działaniach lub osiągniętych wynikach. Norma wymaga ustanowienia procedur i instrukcji pracy, które określają, jak jednakowo wykonać działania i procesy. Procedury tyczą się kontroli: dokumentów, zapisów, audytów, wyrobów niezgodnych, realnych i potencjalnych niezgodności.

Struktura dokumentacji zazwyczaj jest przedstawiana w postaci hierarchii ważności i wzajemnego podporządkowania w postaci piramidy, co zapewnia jej przejrzystość. Praktyka wskazuje, że najlepiej rozpocząć dokumentację od procedur, następnie opracować instrukcji i inne dokumenty, a na samym końcu księgę jakości.

Właściwie prowadzona dokumentacja SZJ umożliwia spójność działania i komunikowania zamiarów w systemie, zatem stanowi nieodzowny element tego systemu. Jej stosowanie otwiera perspektywy do osiągnięcia zgodności z wymaganiami klienta, do doskonalenia jakości i do zapewnienia odpowiedniego szkolenia, do zapewnienia powtarzalności i identyfikowalności oraz dla oceny skuteczności i ciągłej przydatności SZJ. Zatem tworzenie dokumentacji jest działaniem tworzącym dodatkową wartość dla podmiotu gospodarczego.

Księga jakości

Księga jakości jest uporządkowanym opisem działającego Systemu Zarządzania Jakością, powołującym się na zbiory procedur oraz szczegółowe instrukcje w sprawach mających wpływ na poziom jakości pracy. Wszystkie rodzaje dokumentów powinny być ze sobą powiązane przez Księgę Jakości i przywołane w jej odpowiednich fragmentach. W Księdze opisany jest charakterystyka i zakres Systemu Zarządzania Jakością, czyli jakie rodzaje działalności są objęte systemem. Według ISO stanowi ona opracowanie nadrzędne wobec całej dokumentacji SZJ. W przeciwieństwie do innych dokumentów, jest ona udostępniana klientom i spełnia również funkcje marketingowe.