Planowanie zasobów przedsiębiorstwa

Planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ang. enterprise resource planning – ERP) – metoda efektywnego planowania zarządzania całością zasobów przedsiębiorstwa.

Jest to też określenie systemów informatycznych służących wspomaganiu zarządzania przedsiębiorstwem (zespołem pracowników, zasobami materiałowymi czy też finansami) lub współdziałania grupy współpracujących ze sobą przedsiębiorstw, poprzez gromadzenie danych oraz umożliwienie wykonywania operacji na zebranych danych. Wspomaganie to może obejmować wszystkie lub część szczebli zarządzania i ułatwia optymalizację wykorzystania zasobów przedsiębiorstwa oraz zachodzących w nim procesów.

Dotychczas brak jest oficjalnego standardu ERP. Przyjęto, że powinien on spełniać funkcje systemów MRP z rozszerzeniem o rachunkowość zarządczą, przepływy finansowe, rachunek kosztów, zaawansowane moduły prognostyczne i analityczne, zarządzanie relacjami z klientami, zarządzanie łańcuchem dostaw, rozwiązania e-commerce. Ze względu na swoją funkcjonalność – systemy ERP koncentrują się przede wszystkim na zwiększeniu przewagi konkurencyjnej z sektora produkcji, handlu detalicznego, branży spożywczej, reklamy, marketingu i dystrybucji.

Historia

W latach 60. XX wieku na rynku pojawiły się pierwsze aplikacje wspierające zarządzanie przedsiębiorstwem – programy IC (ang. Inventory Control – kontrola zapasów), których głównym zadaniem było wspomaganie decyzji w obszarze gospodarki magazynowej firm. Rozwój informatyzacji oraz rosnące możliwości zastosowania zintegrowanych baz danych doprowadziły do powstania standardu MRP (ang. Material Requirements Planning – planowanie zapotrzebowania materiałowego), ukierunkowanego na procesy przedprodukcyjne związane z planowaniem potrzeb materiałowych. Bardziej rozbudowane wersje tych systemów, określane już mianem MRP II (ang. Manufacturing Resource Planning – planowanie zasobów produkcyjnych), które w latach 80. stały się standardem w przemyśle, wspierały już nie tylko samo planowanie, ale także cały proces produkcji, a nawet dystrybucję towarów. Kolejnym ważnym krokiem w cyfryzacji procesów zarządzania było rozszerzenie systemów MRP II o kolejne funkcjonalności, takie jak finanse i księgowość, logistyka i magazyn oraz kadry i płace, co przyczyniło się do powstania nowego standardu – ERP (ang. Enterprise Resource Planning – planowanie zasobów przedsiębiorstwa).

Punktem zwrotnym w rozwoju oprogramowania ERP było wprowadzenie funkcji umożliwiających efektywne zarządzanie relacjami z klientami (ang. Customer Relationship Management, CRM) oraz dodanie modułów ułatwiających zaawansowane raportowanie i analizę danych biznesowych. Później nastąpiła integracja środowiska informatycznego firmy z siecią www, umożliwiająca stałą i bezpośrednią komunikację z wszystkimi grupami interesariuszy przedsiębiorstwa, której następstwem było powstanie nowego standardu oprogramowania wspierającego zarządzanie organizacją – Extended ERP lub ERP II.

W chwili obecnej systemy ERP światowej klasy mają swoje platformy rozwoju aplikacji i logiki biznesowej. Oznacza to odejście od struktury modułowej w kierunku spójnego systemu ze zbiorem funkcjonalności. Inaczej mówiąc system ERP to jedna całość – nie ma modułów – nie ma integracji. Jest to zbiór funkcjonalności połączonych ze sobą. Zaletą takiej struktury jest wydajność, szybkość działania, pełne współdzielenie informacji (danych) w czasie rzeczywistym. Dzięki temu najnowsze wersje systemów ERP mają również wbudowane narzędzia analityczne typu Business Intelligence – nie wymagają one dodatkowych integracji i wymiany danych.

Jest to również zgodne z procesowym podejściem do działania przedsiębiorstwa. Dział zakupów korzysta z wiedzy (informacji) o zapasach (kartoteki magazynowe, stany magazynowe, powierzchnia magazynowa), często również z działu sprzedaży (rotacja towarów, zapotrzebowanie, zamówienia klientów) i działu produkcji (zapotrzebowanie materiałowe (MRP)). Zarządzanie zapasami uwzględnia wiedzę dotyczącą zakupów (daty dostawy, ilości i warunki dostaw). Dział sprzedaży korzysta z wiedzy działu księgowego (rozliczenia, kredyty kupieckie, rentowność) itp.

Charakterystyka

Wyróżnia się kilka rodzajów systemów ERP, które są zaliczane do klasy zintegrowanych systemów informatycznych:

• modułowe, tj. składają się z niezależnych od siebie choć współpracujących ze sobą aplikacji.

• zintegrowane, tj. składające się z jednej bazy danych oraz jednej platformy biznesowej, gdzie nie występuje żadna wymiana danych pomiędzy modułami, ponieważ wszystkie funkcjonalności korzystają z tych samych danych w czasie rzeczywistym.

Systemy ERP są rozwinięciem systemów MRP II. Podstawowym ich elementem jest baza danych, która jest zazwyczaj wspólna dla wszystkich pozostałych modułów. Moduły te zwykle obejmują następujące obszary:

• magazynowanie i zarządzanie zapasami;
• śledzenie realizowanych dostaw;
• planowanie produkcji;
• obsługa produkcji;
• zaopatrzenie;
• sprzedaż;
• zarządzanie relacjami z klientami;
• księgowość;
• finanse;
• zarządzanie zasobami ludzkimi (płace, kadry);
• logistyka.

W skład systemów ERP mogą wchodzić również inne moduły, jak np. moduł zarządzania transportem, controlling, czy zarządzanie projektami. Systemy ERP umożliwiają dopasowanie ich do specyfiki poszczególnych przedsiębiorstw, m.in. dlatego, iż poszczególne moduły mogą być wzajemnie niezależne od siebie (tzn. mogą pracować bez obecności innych modułów).

Systemy te zazwyczaj pozwalają też na ustalenie uprawnień dostępu dla poszczególnych użytkowników. Inną cechą charakterystyczną systemów jest umożliwienie użytkownikom wykonania procesu planowania „z dołu do góry” (ang. bottom-up replanning), czyli możliwości wprowadzania zmian (nanoszenia poprawek, rozpatrywania alternatywnych rozwiązań) w rozwiązaniach zaproponowanych przez system (np. zmiana wielkości partii dostawczej).

Etapy przygotowań i wdrażania systemu ERP na przykładzie firmy produkcyjnej

1. Potrzeba uporządkowania i standaryzacji procesów w firmie produkcyjnej;
2. Poszukiwania odpowiedniego systemu: kosztorys, oferty, spotkania, negocjacje, zakres prac, rozmowy i w końcowym etapie – wybór systemu ERP;
3. Przygotowania wewnętrzne (hale produkcyjne; poszczególne działy na produkcji) – oprogramowanie, infrastruktura, szkolenie pracowników, administracja, kosztorys;
4. Konsultacje z firmą wdrażającą: ustalenie zakresu obowiązków obu stron i harmonogramu wdrożeniowego;
5. Rozpoczęcie przygotowań do wdrożenia:

• przegląd aktualnych procesów w firmie;
• ustalenie nowych standardów, które mają swoje odwzorowanie w systemie ERP;
• uporządkowanie i uzupełnienie wszystkich danych przed uruchomieniem systemu;
• w razie potrzeby tworzenie „hurtowni danych”, raportów zawierających nowy przepływ informacji;
• import ustandaryzowanych danych do systemu i rozpoczęcie fazy testów.

1. Faza testów:

• Wyznaczeni pracownicy symulują procesy zachodzące w firmie z użyciem już uporządkowanych danych;
• Sprawdzane jest oprogramowanie;
• Testowane są wszystkie etapy przepływu materiału – od przyjęcia na magazyn, przez wydanie na produkcję, aż po wysyłkę do klientów;
• Następuje testowe planowanie potrzeb materiałowych – produkcja na magazyn i na zamówienie;
• Sprawdzane są poszczególne zakresy, m.in.: zarządzanie zleceniami produkcyjnymi, zarządzanie magazynem, obrót materiałami produkcyjnymi, zwroty i reklamacje, czy obłożenie maszyn na produkcji;
• Możliwość zarządzania uprawnieniami użytkowników.

1. Uruchomienie systemu (wiąże się z tym m.in.):

• nowy interfejs oprogramowania, inny przepływ informacji, zmiana procesów i transakcji;
• testowanie transakcji w czasie rzeczywistym;
• wprowadzanie ewentualnych poprawek na bieżąco.

Korzyści z wdrożenia systemu ERP

Stosowanie w działalności operacyjnej systemów należących do grupy ERP przynosi wiele korzyści. Wiele obszarów funkcjonalnych przedsiębiorstw ulega znacznemu usprawnieniu. Efektywne zarządzanie finansami, produkcją, zasobami ludzkimi czy obsługą klienta staje się wówczas o wiele prostsze. Można dzięki temu osiągnąć atrakcyjny wzrost efektywności procesów gospodarczych, które dane przedsiębiorstwo współtworzy. Obniżenie ilości zapasów przy jednoczesnym lepszym wykorzystaniu dostępnych zasobów prowadzi do usprawnienia zarządzania, a korelacja zasobów informacyjnych łączących wszystkie obszary działania umożliwia szybsze ich przetwarzanie. Konsekwencją w sensie pozytywnym jest ponadto podniesienie poziomu wiarygodności przekazywanej informacji oraz udoskonalenie produkcyjnych i logistycznych procesów.

Wśród kluczowych korzyści z wdrożenia systemu ERP należy wymienić:

• ujednolicony sposób przeglądania danych,
• wspólna firmowa baza danych,
• sprawne procesy biznesowe,
• optymalizacja procesów zarządzania zapasami,
• szybka realizacja zamówień i zleceń,
• utrzymany wysoki poziom obsługi klienta oraz wzrost poziomu sprzedaży,
• księgowość pod kontrolą,
• wysoki poziom zarządzania zasobami ludzkimi,
• bezpieczeństwo przechowywania i zarządzania danymi.

Wdrożenie systemu ERP – błędy i problemy

Wdrożenie systemu ERP informatycznego to wieloetapowy i często złożony, wielowątkowy proces mający na celu dostarczenie odpowiednio dostosowanego oraz skonfigurowanego narzędzia, które odzwierciedla potrzeby i wymagania klienta, a także mapuje określone procesy biznesowe pozwalając na ich informatyzację czy też automatyzację. W ramach wdrożenia systemu, jeśli występuje taka potrzeba, dochodzi także do prac powiązanych jak dostawa i konfiguracja infrastruktury sprzętowej niezbędnej do uruchomienia systemu.

Najczęściej popełniane błędy:

• Brak lub słaba analiza procesów biznesowych – aby skutecznie przeprowadzać prace wdrożeniowe trzeba poprawnie zdefiniować procesy istniejące w przedsiębiorstwie czy urzędzie. To na nich opiera się organizacja pracy oraz specyfikacja funkcjonalności.
• Brak lub słaba analiza posiadanych zasobów – skuteczność i powodzenie wdrożenia zależy od rzeczowej i metodycznej analizy istniejących zasobów różnego typu. Identyfikacja taka pozwoli na lepsze i dokładniejsze planowanie prac, harmonogramowanie czy szacowanie kosztów.
• Nieodpowiedni moment na wdrożenie systemu – planowanie z wyprzedzeniem czasu wdrożenia, uwzględniające analizę sytuacyjną wewnątrz przedsiębiorstwa i przegląd otoczenia biznesowego oraz prawnego.
• Niejednoznaczne określenie celów dla nowego systemu, niekompletna dokumentacja wymagań – jasne sformułowanie celu wdrożenia systemu informatycznego, a następnie kierowanie się ustalonymi założeniami pozwoli na trzymanie się wyznaczonego planu i będzie zapobiegało niekontrolowanemu rozwojowi wdrożenia.
• Nieprecyzyjne określenie zakresu wdrożenia
• Czynnik ludzki
• Brak managera projektu, braki kompetencyjne – na liderów wskazywać należy osoby z odpowiednim doświadczeniem, wiedzą oraz kompetencjami.
• Brak zaangażowania kadry zarządzającej – istotne jest zaangażowanie kadry zarządzającej stanowiącej motor napędowy dla załogi. Kierownictwo ma wpływ na poczucie zaangażowania i zainteresowania wdrożeniem przez pracowników.
• Nieprawidłowa komunikacja wewnętrzna (i zewnętrzna)
• Nierealny harmonogram prac
• Wybór częściowych rozwiązań i problem z ich integracją – wprowadzane rozwiązania powinny być kompletne, skalowalne i dawać możliwość rozwoju, a także integracji z już istniejącymi systemami lub z systemami kontrahentów.
• Wybór nieodpowiedniego dostawcy – należy dbać o rzetelne informacje o potencjalnych dostawcach. Przegląd ofert, weryfikacja doświadczenia, prowadzone rozmowy, wreszcie nastawienie dostawcy.
• Problematyczna umowa wdrożeniowa i serwisowa

Porównanie systemu ERP w chmurze i na serwerze lokalnym

Większość systemów ERP dostępnych jest obecnie w trzech modelach – chmurowym (on-cloud), tradycyjnym (on-premises) oraz hybrydowym (łączącym oba modele). Wybór modelu zależny jest od wielu czynników, takich jak wielkość firmy, liczba użytkowników, branża, dostępność infrastruktury, dostępny budżet, charakter realizowanych procesów, skalę działań itp. Porównując dwa główne modele wdrożenia, należy wziąć pod uwagę:

• Koszty wdrożenia systemu ERP i utrzymania infrastruktury

Koszty wdrożenia oprogramowania ERP w chmurze obliczeniowej są niższe, podobnie jak koszty jej utrzymania. W tym modelu, przedsiębiorcy nie ponoszą dodatkowych wydatków, które wiążą się z zarządzaniem infrastrukturą, kreowaniem rozwiązań technologicznych bądź z zakupem nowoczesnego sprzętu. W przypadku systemu ERP w modelu tradycyjnym należy wciąć pod uwagę, że firma powinna posiadać własne serwery i pełną infrastrukturę – a tym samym ponosi wyższe koszty początkowe.

• Dopasowanie do potrzeb różnych branż

W przypadku rozbudowy funkcjonalności systemu ERP o nowe moduły i rozwiązania biznesowe nie ma różnic pomiędzy modelem tradycyjnym a chmurowym. Większość dostawców systemów zapewnia łatwą integrację z oprogramowaniem ERP, bez względu na to, czy jest ulokowany w chmurze, czy na serwerach lokalnych.

• Kontrola

Istotną kwestią dla firm jest możliwość pełnej kontroli danych. Powszechnie uważa się, że chmura jest mniej bezpiecznym rozwiązaniem, jednak jest to opinia mylna. Obecnie chmura obliczeniowa posiada szereg mechanizmów, które pozwalają zabezpieczyć dane poufne poprzez na przykład replikację w geograficznie nadmiarowych centrach danych.

• Dostęp

System ERP w modelu chmurowym utrzymywany jest na serwerach zewnętrznych i udostępniany za pośrednictwem Internetu. Ten model wiąże się z niebezpieczeństwem braku dostępu do sieci, wynikającego z potencjalnych awarii. W przypadku tradycyjnej infrastruktury na serwerach lokalnych przerwa w dostępie do internetu nie stwarza znaczących zagrożeń.

Zobacz też

• Content Management System (CMS)
• Customer Relationship Management (CRM)
• Material Requirements Planning (MRP) – planowanie zapotrzebowania materiałowego
• Advanced Planning System (APS)
• Supply Chain Management (SCM)
• Manufacturing Execution System (MES) – Systemy Realizacji Produkcji
• Order Management (OM)