Wikipedia

Dokumentacja niearchiwalna: Różnice pomiędzy wersjami

Przeglądaj historię interaktywnie
[wersja przejrzana][wersja przejrzana]
← poprzednia edycjanastępna edycja →
Usunięta treść Dodana treść
WizualnieWikikod
KamikazeBot (dyskusja | edycje)
550 479 edycji
Maes1 (dyskusja | edycje)
2 edycje
źródła/przypisy, drobne merytoryczne
Linia 1:
'''Dokumentacja niearchiwalna''' – dokumentacja, która ma tylko czasowe praktyczne znaczenie i podlega wybrakowaniu po upływie określonego przepisami okresu jej przechowywania.<ref>www.warszawa.ap.gov.pl</ref> Oznaczana jest symbolami: B, Bc, BE i stanowi odrębną niż materiały archiwalne grupę dokumentacji. Przykładem takiej dokumentacji może być dokumentacja kadrowo-płacowa pracownika, dokumentacja szkolna i szkoleniowa tj. arkusze ocen, protokoły egzaminów końcowych (np. maturalnych), oryginały świadectw szkolnych.
'''dokumentacja niearchiwalna''' – oznaczana jest symbolem "B" i stanowi odrębną niż [[materiały archiwalne]] grupę dokumentacji o typowo użytkowym przeznaczeniu i czasowym okresie przechowywania. Np. dokumentacja kadrowo-płacowa pracownika (akta personalne) służy m.in. do potwierdzania okresów zatrudnienia pracownika, wysokości osiąganych zarobków, ale też szczególnie w starszych, tuż powojennych aktach personalnych znajdują się różnego rodzaju dokumenty potwierdzające represje, narodowość, itp.
 
Dokumentacja dzieli się na kilka grup kwalifikacyjnych, w zależności od ustawowego terminu przechowywania, po nim może zostać wybrakowana. Okresy przechowywania ustalane są na podstawie okresów przedawnienia dla niektórych czynności prawnych, po upływie czasu, określonego przez kodeks cywilny i/lub karny, mogą być zniszczone. Okres przechowywania poszczególnych dokumentów powinien być szczegółowo określony w wykazach akt jednostek organizacyjnych. Za ich wprowadzenie, zgodnie z przepisami prawnymi, odpowiadają:
– Dokumentacja niearchiwalna "B" z dodaniem cyfr arabskich, np. 5, 10, 25, 50 oznacza [[dokument]]ację, która po tych okresach przechowywania (np. po 5 latach) jest [[ewidencja archiwum zakładowego|brakowana]] (niszczona), z zastrzeżeniem, że jednostki organizacyjne państwowe i samorządowe muszą wystąpić pisemnie o zgodę na brakowanie dokumentacji do [[archiwum państwowe]]go. Jednostki niepaństwowe brakują dokumentację we własnym zakresie, ale i w tym przypadku musi być zachowany prawidłowy okres jej przechowywania.
1) ministrowie i inne centralne organy państwowe dla urzędów ich obsługujących oraz kierownicy centralnych państwowych jednostek organizacyjnych - w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych;
2) niewymienione w pkt 1 organy administracji publicznej i kierownicy niewymienionych w pkt 1 jednostek organizacyjnych - w porozumieniu z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego.<ref>Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. (Dz. U. z dnia 9 października 2002 r.)</ref>
 
Symbol „B” oznacza kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej. W tej grupie możemy wyróżnić:
– Dokumentacja niearchiwalna o symbolu "Bc" oznacza taki rodzaj wytworzonej dokumentacji, której wartość dla [[Aktotwórca|aktotwórcy]] jest nieokreślona czasowo (inne ich określenie dokumentacja manipulacyjna), tzn. może być zniszczona zaraz po wytworzeniu i wykorzystaniu jej lub też wykorzystywana przez dłuższy czas.
– Dokumentacja niearchiwalną oznaczona literą "B" z dodaniem cyfr arabskich, np. 5, 10, 25. Jest to dokumentacja o czasowym znaczeniu praktycznym. Po upływie obowiązującego dla niej okresu przechowywania, podlega brakowaniu. Okres jej przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych;
– Dokumentacja niearchiwalna o symbolu "Bc" oznacza taki rodzaj wytworzonej dokumentacji, która posiada krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Po pełnym wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę. Brakowania można dokonać bezpośrednio po utracie przez tę dokumentację przydatności praktycznej.
– Dokumentacja niearchiwalna o symbolu "BE" z dodaniem cyfry arabskiej oznacza dokumentację, która po okresie przechowywania (np. 5BE10 lubpo 10 latach) poddawana jest [[ekspertyza|ekspertyzie]] iprzez albo,archiwum zpaństwowe. uwagiMoże naono znaczenie,dokonać okreszmiany jejkategorii przechowywaniatej wydłużadokumentacji sięwłącznie (istniejez teżuznaniem możliwośćdokumentacji przekwalifikowaniaza jej na [[materiały archiwalne]]),. albo jest w normalnym, określonym trybie brakowana.▼
W uzasadnionych przypadkach, archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii dokumentacji oznaczonej symbolem „B” z dodaniem liczb arabskich na kategorię archiwalną.<ref>Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. (Dz. U. z dnia 9 października 2002 r.)</ref>
 
Podstawowym źródłem prawidłowej klasyfikacji i kwalifikacji archiwalnej jest jednolity rzeczowy wykaz akt.<ref>Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z dnia 20 stycznia 2011 r.)</ref>
▲– Dokumentacja niearchiwalna o symbolu "BE" oznacza dokumentację, która po okresie przechowywania (np. 5 lub 10 latach) poddawana jest [[ekspertyza|ekspertyzie]] i albo, z uwagi na znaczenie, okres jej przechowywania wydłuża się (istnieje też możliwość przekwalifikowania jej na [[materiały archiwalne]]), albo jest w normalnym, określonym trybie brakowana.
 
Brakowanie i niszczenie dokumentacji niearchiwalnej w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych może odbywać się na podstawie zgody dyrektora właściwego miejscowo archiwum państwowego. Co do zasady, brakowanie powinno być przeprowadzane systematycznie raz w roku. W przypadku małych archiwów czy składnic brakowanie może być przeprowadzane rzadziej. Jednostki organizacyjne stanowiące własność prywatną jak spółki (z wyłączeniem jednoosobowych spółek skarbu państwa oraz spółek prawa handlowego, których właścicielem są organy samorządu terytorialnego), stowarzyszenia, organizacje społeczne, spółdzielnie itp. brakują dokumentację we własnym zakresie, ale i w tym przypadku musi być zachowany prawidłowy okres jej przechowywania.<ref>http://www.przemysl.ap.gov.pl/pl/o-archiwum/oddzial2/brakowanie.html</ref>
Okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej liczy się od [[1 stycznia]] następnego roku od jej wytworzenia, czyli jeżeli dokumentacja została wytworzona w [[2007]] r. (lub jego części – np. dwóch kwartałach), to okres jej przechowywania liczy się od [[styczeń|stycznia]] [[2008]] r. W przypadku jeżeli w danej teczce aktowej znajduje się [[dokumentacja]] o różnym okresie przechowywania, to nadaje jej się najwyższą tam występującą kategorię.
 
Podstawowym źródłem prawidłowej klasyfikacji i kwalifikacji archiwalnej jest [[wykaz akt|jednolity rzeczowy wykaz akt]].
 
== Bibliografia ==
* ''Archiwistyka praktyczna dla archiwów zakładowych'', pod red. St. Kłysa, Poznań 1986.
 
{{Przypisy}}
 
<references/>
 
 
Źródło: „https://pl.wikipedia.org/wiki/Dokumentacja_niearchiwalna”