Elektroniczne zarządzanie dokumentacją
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD) – typ systemu teleinformatycznego do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiającego wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych[1].
Decyzja w sprawie wyboru systemu EZD edytuj
Obok systemu EZD czynności kancelaryjne mogą być wykonywane w systemie tradycyjnym. Decyzja o wyborze systemu należy do kierownika podmiotu. Nie istnieje domniemanie na rzecz systemu tradycyjnego. Kierownik powinien opowiedzieć się za którymś z systemów. Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne. Wiąże się to z koniecznością poniesienia wysokich kosztów na wdrożenie systemu EZD. Dokonując wyboru systemu, kierownik podmiotu może wskazać wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone. Katalog wyłączeń może być zmieniany w ramach danego urzędu[2].
Obecnie instytucje, które są zobligowane do wdrożenia systemu EZD mogą wdrożyć system EZD PUW, który został opracowany przez Podlaski Urząd Wojewódzki w 2011 roku[3]. Aby jednak z tego systemu mogło skorzystać więcej jednostek administracyjnych, Kancelaria Prezesa Rady Ministrów wraz z Ministrem cyfryzacji opracowała bardziej funkcjonalny system zarządzania dokumentami - EZD RP, który ma zastąpić EZD PUW od 2023 roku[4]. System wdrażany z ramienia Lokalnych Centrów Kompetencji zaspokaja potrzeby wpisane w instrukcję kancelaryjną. Jednak nie jest to system do tzw. pracy grupowej. Stąd też śląska firma eDokumenty specjalizująca się w projektowaniu rozwiązań IT dla sektora publicznego opracowała system EZD - Ready_™ EZD, który spełnia zarówno wymogi instrukcji kancelaryjnej, jak i umożliwia pracę grupową, obieg dokumentów i informacji w ramach jednego systemu[5].
Czynności kancelaryjne w Systemie EZD edytuj
Nie wszystkie systemy teleinformatyczne można określać mianem Systemu EZD. Aby dany system można było uznać za EZD, wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach tego systemu. W szczególności dotyczy to:
- prowadzenia rejestru przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;
- wykonywania dekretacji;
- wykonywania akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, jeżeli odrębne przepisy określają jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wymienionego w przepisach o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania danego pisma;
- prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w systemach informatycznych przeznaczonych do załatwiania określonych rodzajów spraw, innych niż EZD;
- gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw[6].
Przypisy edytuj
- ↑ Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów (Dz.U. z 2011 r. nr 14, poz. 67), § 2 pkt 13.
- ↑ Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. nr 14, poz. 67), załącznik nr 1, § 1 ust. 2–6.
- ↑ ezd.gov.pl [online], ezd.gov.pl [dostęp 2023-05-08].
- ↑ Planowane terminy rozpoczęcia prac wdrożeniowych EZD RP [online], Portal gov.pl [dostęp 2023-10-18] (pol.).
- ↑ System elektronicznego zarządzania dokumentami Ready_™ EZD [online], Ready_™ Elektroniczne zarządzanie dokumentami, 17 października 2022 [dostęp 2023-05-08] (pol.).
- ↑ Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów, § 10.