|
'''Materiały archiwalne''' ('''archiwalia''') – są to, zgodnie z polskim prawem archiwalnym, dokumenty przechowywane wieczyście, oznaczane symbolem kategorii archiwalnej "A"; materiały archiwalne powstają m.in. w jednostkach organizacyjnych wytypowanych i znajdujących się pod nadzorem właściwego [[archiwum państwowe]]go. Zgodnie z [[ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach|Ustawą]] archiwa państwowe mają prawo objąć nadzorem jedynie państwowe jednostki organizacyjne.
Przy obejmowaniu nadzorem archiwalnym jednostek organizacyjnych uwzględniany jest m.in.: rodzaj jednostki organizacyjnej, przedmiot i charakter jej działalności, znaczenie dla regionu lub kraju. W momencie objęcia nadzorem archiwum państwowego jednostka taka staje się wytwórcą materiałów archiwalnych.
Do materiałów archiwalnych zalicza się m.in. następujące rodzaje dokumentów wytwarzanych przez w/w jednostki:
'''Materiały archiwalne:'''
Zakres przedmiotowy obejmuje akta i dokumenty, korespondencję, dokumenty finansowe, statystyczne, mapy i plany, fotografie, filmy, nagrania dźwiękowe.
Pod tym pojęciem rozumiana jest wszelka dokumentacja niosąca informację o wartości historycznej, o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek.
* statuty, regulaminy, schematy organizacyjne,
''1. Materiały archiwalne mogą wchodzić do :''
* protokoły z posiedzeń organów kolegialnych,
* sprawozdania, plany, analizy,
* dokumentację kadrową w przypadku osób mających znaczenie dla regionu lub kraju,
* księgi stanu cywilnego,
* rejestry publiczne (hipoteki; notariaty, rejestry zastawów),
* akta sądowe,
* oryginały map, planów,
* dokumentację techniczną o istotnym znaczeniu,
a także:
* [[Instrukcja kancelaryjna|Instrukcję kancelaryjną]] i [[Instrukcja archiwalna|Instrukcję archiwalną]] oraz [[ewidencja archiwum zakładowego|ewidencję zasobu archiwum zakładowego]].
Szczegółowe zasady postępowania z współcześnie powstającymi materiałami archiwalnymi określają: Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 14 lipca [[1983]] (z późn. zmianami) i akty wykonawcze do niej.
a) państwowego zasobu archiwalnego - obejmując materiały archiwalne powstające na skutek działalności:
*organów państwowych oraz innych państwowych jednostek organizacyjnych
*organów jednostek samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych
*obcych organów władzy i administracji państwowej i innych organów,
*kościołów i związków wyznaniowych
*partii politycznych i innych organizacji o charakterze politycznym
b) niepaństwowego zasobu archiwalnego –obejmując materiały archiwalne, które nie są własnością państwowych jednostek organizacyjnych. Stanowią one rezultat działalności:
*partii politycznych
*kościołów i związków wyznaniowych
*organizacji politycznych, spółdzielczych i społecznych (tzw. ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny) lub materiały te stanowią wynik działalności osób fizycznych (tzw. Nieewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny)
Istotą działalność archiwalnej jest gromadzenie, ewidencjonowanie, przechowywanie, opracowywanie oraz udostępnianie materiałów archiwalnych.
Na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
''2.Zasady postępowania z aktami po załatwieniu sprawy.''
Postępowanie z wszelkiego typu dokumentacją spraw zakończonych.
Niezależnie od techniki wytwarzania dokumentacji, postaci fizycznej i zawartych tam informacji przekazywanych do archiwum zakładowego regulowane przez instrukcję kancelaryjną. Dokumenty, o których mowa wyżej, trafiające do archiwum zakładowego kwalifikowane są do właściwych kategorii archiwalnych. Podstawą kwalifikacji archiwalnej są wykazy akt obowiązujące w czasie powstania i gromadzenia dokumentacji.
Dokumentacja w postaci elektronicznej w systemie EZD przechowywana jest w archiwum załadowanym tj. systemie EZD lub jego module.
W systemie tradycyjnym materiały archiwalne mogą być przechowywane w filiach archiwum zakładowego, jednak nie dłużej niż 10 lat. Po upływie wskazanego czasu przekazywane są one do archiwum zakładowego.
Kategorie archiwalne:
*Kategoria Bc- materiały manipulacyjne, po wykorzystaniu dokumentacji mogą ulec brakowaniu
*B z liczbą arabska- zawsze opatrzone cyfrą arabską. Oznacza możliwość brakowania akt po określeniu lat oznaczonych liczbą arabską, np. B5 oznacza, że po pięciu latach dokumentacja może ulec zniszczeniu
*Be z liczbą arabską- tutaj również liczba arabska oznacza minimalny okres przechowywania dokumentów. Po upływie czasu oznaczonego tą cyfrą dokumentacja podlega ekspertyzie. Następnie możliwa jest zmiana kategorii archiwalnej. Nie tylko o zmianie *kategorii BE decyduje „Jednolity rzeczowy wykaz akt”, ale również brana jest pod uwagę ekspertyza.
*Kategoria A- akta przechowywane wieczyście. Stanowią narodowy zasób archiwalny. Po 25 latach przechowywania w archiwum zakładowym przechodzą do archiwum państwowego.
''3. Przyjmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego''
Przejęcie dokumentacji przez archiwum zakładowe oznacza uznanie tej dokumentacji za dokumentację archiwum zakładowego. Odbywa się ono według ustalonego z archiwistą terminarza.
Przejęcie dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD polega na przekazaniu archiwiście kompetencji komórki organizacyjnej do zarządzania tą dokumentacją, w szczególności do:
1) udostępniania dokumentacji tworzącej akta spraw i ich nietworzącej
2) przeprowadzenia procedury brakowania dokumentacji archiwalnej
3) przeprowadzenie procedury przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego
4) uzupełnienie meta danych, jeśli zachodzi tak potrzeba
Przejęcie dokumentacji w systemie tradycyjnym oznacza jej przekazanie do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo – odbiorczego. Spis zdawczo-odbiorczy jest sporządzany na nośniku papierowym albo w postaci elektronicznej odrębnie dla materiałów archiwalnych i odrębnie dla dokumentacji niearchiwalnej.
''4. Uporządkowanie materiałów archiwalnych:''
*w systemie EZD polega na:
1) sprawdzeniu kompletności akt spraw
2) uzupełnieniu akt spraw o brakujące przesyłki lub pisma
3) przyporządkowaniu do klasy z wykazu akt dokumentacji nietworzącej akta sprawy
4) uzupełnienie metadanych przesyłek i spraw
5) sprawdzeniu, czy odnotowano zakończenie sprawy przy każdej sprawie zakończonej
*w systemie tradycyjnym polega na:
1) ułożenie dokumentacji wewnątrz teczek we właściwym porządku przewidzianym w § 63 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej
2) wyłączeniu zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism
3) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw
4) usunięciu z dokumentacji części metalowych i plastikowych
5) umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych
6) ponumerowaniu stron materiałów archiwalnych przez naniesienie numeru strony w prawym górnym rogu wraz z podaniem miejscowości, daty, podpisu osoby porządkującej akta
7) opisaniu teczek aktowych w sposób wskazany w § 62 ust. 2 i 3 instrukcji kancelaryjnej
8) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt
''5. Przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych''
Dokumentację w postaci nieelektronicznej układa się w archiwum zakładowym w sposób zapewniający jej ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, przy czym odrębnie przechowuje się materiały archiwalne w teczkach aktowych, dokumentację ze składu chronologicznego, informatyczne nośniki danych ze składu tych nośników.
Dokumentację elektroniczną w systemie EZD chroni się przed zniszczeniem lub utratą odwołując się do polityki bezpieczeństwa dla systemów teleinformatycznych i przepisów wydanych na podstawie art.5 ust.2b ustawy
''6. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym''
Materiały archiwalne udostępnia się jednostkom organizacyjnym i obywatelom w celach naukowych, kulturowych, technicznych i gospodarczych. Dla powyższych celów udostępniane są one nieodpłatnie. Minimalny okres, po upływie którego materiały archiwalne podlegają udostępnianiu to 30 lat od daty ich powstania.
O udostępnieniu dokumentacji pracownikom podmiotu decyduje kierownik komórki organizacyjnej, przekazała ją do archiwum zakładowego.
Dokumentację w postaci elektronicznej w systemie EZD udostępnia się za pomocą komputerem z dostępem do systemu EZD albo w postaci kopii tej dokumentacji zapisanej na informatycznym nośniku danych
Dokumentację w postaci nieelektronicznej udostępnia się na miejscu w archiwum zakładowym przez jej wypożyczenie lub w postaci kopii.
Hasło ,,materiały archiwalne” opracowane w oparciu o:
1) Ustawę z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
2) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18.01.2011r w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji archiwów zakładowych
== Zobacz też ==
| 